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公司檔案管理工作再上新臺階

2021年1月7日 13:28

作者:范玉波

2020年3月,我入職中銀電化,并有幸進入經(jīng)理辦公室負責檔案管理工作。在這一年里,我發(fā)現(xiàn)檔案管理存在一些散而亂、效率低下的問題,便提出合理化建議,與殷建剛老師一起完成了檔案管理系統(tǒng)的升級改造,檔案系統(tǒng)已初步實現(xiàn)電子化,檔案管理制度更加完善,檔案借閱制度方便靈活,檔案管理工作有了明顯提升。
    記得剛接受檔案工作的時候,許多圖紙等著整理和歸檔,還要整理去年未歸還檔案,千頭萬緒,雜亂無章。公司過去檔案是以紙質(zhì)版形式存檔,沒有使用先進的數(shù)字化管理,借閱需當面交接,費時費力,借閱效率不高。針對這種現(xiàn)象,我于四月份提出將當前檔案管理系統(tǒng)進行升級改造。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上,增加高拍儀電子錄入系統(tǒng),在系統(tǒng)中劃分了詳細的存儲年限,增加保密等級并設(shè)置了對應(yīng)查閱權(quán)限,增加檔案卷內(nèi)目錄電子版模塊導(dǎo)入接口,設(shè)置卷內(nèi)目錄的上傳模板,可供上傳及下載,提高輸入效率。該建議被論證后,在殷工的幫助下,檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了電子化的改造升級,降低了紙質(zhì)版檔案因借閱造成的磨損,給檔案查詢和借閱整體工作帶來便利。

為實現(xiàn)公司和部門檔案管理的系統(tǒng)化。十月份,按照趙總指示由經(jīng)理辦任經(jīng)理牽頭與企管處一起對各部門的檔案存儲情況進行了摸底檢查,發(fā)現(xiàn)各部門存在同樣問題。主要是原檔案管理制度有缺失漏項,規(guī)定借閱和存儲檔案上不明確、不規(guī)范,缺少保密等級分類等關(guān)鍵條目。經(jīng)理辦對檔案管理制度進行修訂,要求限期整改。

在整改過程中,新修訂檔案管理制度要求,歸檔文件除因保密需要必須全部留存檔案室,其它歸檔文件檔案室僅保留一份原件,多余份數(shù)的原件可由管理部門、使用部門視需要分別留存。檔案密級對應(yīng)檔案借閱及審批權(quán)限,檔案借閱按流程進行審批借閱,部門內(nèi)部檔案資料及時歸檔整理,圖紙資料折疊整齊裝盒或裝訂成冊,按檔案管理要求分類統(tǒng)一存放,按類建立電子檔案目錄,便于索引查詢。為確保檔案管理改革的順利進行,十月底經(jīng)理辦組織了各部門管理檔案人員制度培訓。給大家重新解讀了新的檔案管理制度,梳理檔案管理中存在的問題,演示了新檔案管理系統(tǒng)使用方法,對今后檔案借閱提出了規(guī)范要求。經(jīng)理辦規(guī)定對各部門檔案管理情況每年進行一次檢查,不定期抽查,檢查結(jié)果按照公司有關(guān)規(guī)定進行整改、處罰。

通過一系列改革和創(chuàng)新,電子化檔案管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式,完善了公司電子檔案管理制度和檔案管理體系,提高了檔案管理工作的合理化、規(guī)范化標準,使公司檔案管理工作再次邁上新的臺階。


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